از انتخاب نرمافزار تا کدینگ، روال‌ها و آموزش تیم؛ یک سیستم حسابداری که بدون وابستگی به یک نفر کار کند.
استقرار سیستم حسابداری یعنی چه؟
سیستم حسابداری فقط نرمافزار نیست. مجموعه‌ای از نرمافزار، کدینگ حساب‌ها، روال ثبت اسناد، فرم‌ها، سطوح تأیید و گزارش‌هاست که با هم کار می‌کنند.
وقتی این سیستم درست مستقر شود، اطلاعات مالی به‌موقع و قابل اتکا تولید میشود و رفتن یک حسابدار، کل کار را متوقف نمی‌کند.
اجزای استقرار سیستم
-
انتخاب نرمافزار
بر اساس اندازه، صنعت و بودجه شما.
-
طراحی کدینگ
ساختار حساب‌ها متناسب با گزارش‌ها.
-
روال‌ها و فرم‌ها
خرید، فروش، انبار، تنخواه و حقوق.
-
کنترل‌های داخلی
تفکیک وظایف و سطوح تأیید.
-
اتصال به مودیان
ارسال صورتحساب از نرمافزار.
-
آموزش و پشتیبانی
آموزش تیم و پشتیبانی دوره اول.
چه زمانی به استقرار سیستم نیاز دارید؟
- شروع کسب‌وکار: از روز اول درست شروع کنید.
- رشد سریع: روش‌های قدیمی جوابگو نیست.
- تغییر نرمافزار: مهاجرت به نرمافزار جدید.
- وابستگی به یک نفر: فقط یک نفر از کارها خبر دارد.
روال‌هایی که مستند می‌کنیم
- خرید و پرداخت: از درخواست خرید تا پرداخت و ثبت.
- فروش و دریافت: از سفارش تا صدور صورتحساب و وصول.
- انبار: رسید، حواله و شمارش.
- تنخواه: سقف، تسویه و مدارک.
- حقوق: کارکرد، محاسبه و پرداخت.
- بستن ماهانه: کارهای پایان هر ماه.
هر روال به زبان ساده، با مسئول مشخص و فرم‌های لازم نوشته میشود تا هر نیروی جدید هم بتواند سریع با آن کار کند.
مراحل کار
- بررسی وضعیتفرایندها و ابزارهای فعلی.
- طراحی سیستمنرم‌افزار، کدینگ، روال‌ها و کنترل‌ها.
- پیاده‌سازیراه‌اندازی و انتقال اطلاعات.
- آموزش و تحویلآموزش تیم و پشتیبانی.
