خدمات حسابداری شامل چه کارهایی است؟
خدمات حسابداری می‌تواند یک کار مشخص مانند ثبت اسناد، محاسبه حقوق یا اصلاح مانده حساب‌ها باشد یا مجموعه‌ای مستمر از ثبت، کنترل و گزارش‌گیری را دربر بگیرد.
کار معمولاً از دریافت و دسته‌بندی مدارک و اطلاعات مالی شروع می‌شود و بر اساس دامنه توافق‌شده می‌تواند ثبت رویدادها، کنترل مانده حساب‌ها، بررسی مغایرت‌ها، محاسبات دوره‌ای و تهیه گزارش‌های مالی را شامل شود.
اگر حسابداری دوره‌های قبل ناقص یا نامنظم باشد، پیش از شروع باید وضعیت موجود و حجم کار معوق مشخص شود. در این حالت ممکن است ابتدا اصلاح حساب‌ها و تکمیل اطلاعات قبلی لازم باشد و سپس امور جاری ادامه پیدا کند.
خدمات حسابداری با خدمات مالیاتی و حسابرسی یکسان نیست. ثبت‌های حسابداری به‌تنهایی به معنی انجام همه تکالیف مالیاتی نیست و تهیه صورت‌های مالی نیز حسابرسی یا اظهارنظر مستقل درباره آن‌ها نیست.
اعزام حسابدار یا برون‌سپاری حسابداری؟
دو مدل اصلی همکاری وجود دارد. انتخاب بین آن‌ها به حجم عملیات، نیاز به حضور در محل و نحوه گردش مدارک بستگی دارد.
-
اعزام حسابدار
اگر انجام امور مالی نیازمند حضور نیروی حسابداری در محل کسب‌وکار است، وظایف، سطح مسئولیت و برنامه حضور مشخص می‌شود.
-
برون‌سپاری حسابداری
اگر می‌خواهید بخشی یا تمام فرایند حسابداری را خارج از ساختار داخلی خود واگذار کنید، گردش مدارک، مسئولیت‌ها، زمان تحویل و گزارش‌ها از ابتدا مشخص می‌شود.
کدام خدمات حسابداری را می‌توانید واگذار کنید؟
دامنه همکاری می‌تواند فقط یک بخش از کار یا مجموعه‌ای از امور جاری و پایان دوره باشد.
-
حسابداری شرکت‌ها
ثبت، کنترل و گزارش‌گیری مالی متناسب با نوع فعالیت؛ فرایند شرکت بازرگانی، خدماتی، پیمانکاری یا تولیدی می‌تواند متفاوت باشد.
-
ثبت اسناد حسابداری
ثبت و طبقه‌بندی رویدادهای مالی بر اساس مدارک قابل اتکا و بررسی موارد ناقص یا نیازمند تکمیل.
-
حقوق و دستمزد
محاسبات حقوق و مزایا بر اساس اطلاعات کارکنان، کارکرد و اقلامی که در دامنه همکاری مشخص شده‌اند.
-
اصلاح حساب‌ها و رفع مغایرت
بررسی مانده‌ها و گردش حساب‌ها برای شناسایی اختلاف‌ها، ثبت‌های ناقص یا اشتباه و اصلاحات موردنیاز.
-
بستن حساب‌ها
مرور حساب‌ها و ثبت‌های پایان دوره در محدوده اطلاعات و مدارکی که برای رسیدگی در اختیار قرار گرفته است.
-
تهیه صورت‌های مالی
آماده‌سازی صورت‌های مالی بر پایه اطلاعات حسابداری موجود؛ این خدمت به‌خودی‌خود حسابرسی نیست.
-
طراحی کدینگ حسابداری
طراحی یا بازنگری ساختار حساب‌ها با توجه به نوع فعالیت، نیاز گزارش‌گیری و نحوه استفاده از اطلاعات مالی.
-
استقرار سیستم حسابداری
تعیین گردش اطلاعات، مسئولیت‌ها، روال ثبت و کنترل و نحوه استفاده از نرم‌افزار برای فرایند منظم‌تر.
خدمات حسابداری برای چه وضعیت‌هایی مناسب است؟
لزومی ندارد همه امور مالی را واگذار کنید. مسئله فعلی کسب‌وکار تعیین می‌کند کدام بخش از خدمات موردنیاز است.
- امور حسابداری جاری: وقتی ثبت اسناد، کنترل حساب‌ها، حقوق و گزارش‌های دوره‌ای باید منظم انجام شود.
- حساب‌های معوق: وقتی ثبت‌های یک یا چند دوره انجام نشده و ابتدا باید حجم و وضعیت کار عقب‌مانده مشخص شود.
- حساب‌های نامنظم: وقتی مانده‌ها با مدارک، بانک، طرف حساب‌ها یا اطلاعات عملیاتی هم‌خوان نیست و علت اختلاف روشن نیست.
- پایان دوره مالی: وقتی حساب‌ها باید مرور و بسته شوند و اطلاعات لازم برای گزارش‌ها و صورت‌های مالی آماده شود.
- تغییر یا رشد کسب‌وکار: وقتی حجم عملیات افزایش یافته یا کدینگ و گردش اطلاعات باید متناسب با وضعیت جدید بازطراحی شود.
دامنه همکاری و خروجی خدمات حسابداری چطور مشخص می‌شود؟
پیش از شروع باید روشن باشد چه کاری انجام می‌شود، اطلاعات از چه طریقی تحویل می‌شود و در پایان چه خروجی‌ای دریافت می‌کنید.
- دوره مورد رسیدگی: امور جاری، دوره‌های گذشته یا ترکیبی از هر دو.
- مسئولیت هر طرف: ثبت، کنترل، تأیید اطلاعات، تهیه مدارک و پاسخ به موارد باز بر عهده چه کسی است.
- خروجی‌ها: نوع اسناد، گزارش‌ها، فهرست مغایرت‌ها، محاسبات یا صورت‌های مالی موردنیاز.
- زمان تحویل و تناوب گزارش: هر خروجی در چه مرحله‌ای و با چه تناوبی تهیه یا مرور می‌شود.
- نرم‌افزار و سطح دسترسی: نرم‌افزار مورد استفاده، محل نگهداری اطلاعات و سطح دسترسی لازم.
- موارد باز: اسناد مفقود، مغایرت‌ها و مواردی که به پاسخ یا مدرک بیشتر نیاز دارند، جداگانه مشخص شوند.
- تحویل اطلاعات در پایان همکاری: روش تحویل فایل‌ها و گزارش‌های ایجادشده از ابتدا روشن باشد.
مراحل شروع خدمات حسابداری
لازم نیست نام دقیق همه خدمات را بدانید؛ وضعیت فعلی و کاری را که می‌خواهید واگذار کنید توضیح دهید.
- وضعیت فعلی را توضیح دهیدنوع فعالیت، حجم تقریبی کار، وضعیت حسابداری فعلی و بخشی را که می‌خواهید واگذار کنید مطرح کنید.
- اسناد و کارهای موجود بررسی می‌شودوضعیت ثبت‌ها، دوره‌های معوق، نرم‌افزار، مدارک و موارد باز برای تعیین حجم واقعی کار بررسی می‌شود.
- خدمات و مسئولیت‌ها توافق می‌شوددامنه کار، مسئولیت هر طرف، خروجی‌ها، زمان‌بندی، روش همکاری و هزینه مشخص می‌شود.
- ثبت و رسیدگی انجام می‌شودامور حسابداری طبق دامنه توافق‌شده انجام و موارد نیازمند مدرک یا تصمیم شما اعلام می‌شود.
- خروجی‌ها و موارد باز مرور می‌شودگزارش‌ها و وضعیت حساب‌ها مرور و مواردی که باید تکمیل یا پیگیری شوند مشخص می‌شوند.
چه خروجی‌هایی می‌توانید دریافت کنید؟
خروجی دقیق به دامنه همکاری بستگی دارد؛ همه موارد زیر الزاماً در هر همکاری وجود ندارند.
- اسناد ثبت‌شده: ثبت‌های حسابداری بر اساس اطلاعات و مدارکی که در اختیار قرار گرفته است.
- گزارش گردش و مانده حساب‌ها: وضعیت حساب‌های تعیین‌شده، مانند مشتریان، تأمین‌کنندگان و بانک‌ها.
- فهرست مغایرت‌ها و اصلاحات: اختلاف‌های شناسایی‌شده و اصلاحات انجام‌شده یا موردنیاز.
- محاسبات حقوق: در صورت قرارگرفتن این بخش در دامنه خدمات.
- ثبت‌های پایان دوره و صورت‌های مالی: در صورت توافق، بر اساس اطلاعات حسابداری موجود.
- کدینگ و مستندات روال‌ها: در پروژه‌های استقرار یا اصلاح سیستم حسابداری.
هزینه خدمات حسابداری و ارتباط آن با خدمات مالیاتی
هزینه و زمان انجام خدمات حسابداری به نوع فعالیت، حجم اسناد و تراکنش‌ها، تعداد کارکنان، تعداد دوره‌های معوق، میزان اصلاحات، نوع و تناوب گزارش‌ها، نیاز به حضور در محل، نرم‌افزار مورد استفاده و نحوه انتقال اطلاعات بستگی دارد. به همین دلیل پیش از بررسی دامنه کار نمی‌توان مبلغ یکسانی برای همه کسب‌وکارها تعیین کرد.
خدمات حسابداری و مالیاتی به هم مرتبط‌اند اما یکسان نیستند. ثبت اسناد و نگهداری اطلاعات حسابداری به معنی انجام خودکار اظهارنامه یا سایر امور مالیاتی نیست. اگر انجام امور مالیاتی را هم می‌خواهید، این بخش باید صریحاً در دامنه همکاری بیاید؛ صفحه خدمات مالیاتی را ببینید. اگر ابتدا به راهنمایی نیاز دارید، مشاوره مالیاتی مسیر جداگانه‌ای دارد و بررسی مستقل گزارش‌های مالی در خدمات حسابرسی معرفی شده است.
پرسش‌های متداول خدمات حسابداری
آیا می‌توان فقط بخشی از امور حسابداری را واگذار کرد؟
بله. دامنه همکاری می‌تواند فقط یک فعالیت مانند ثبت اسناد، حقوق و دستمزد، اصلاح حساب‌ها یا بستن حساب‌ها باشد یا مجموعه‌ای از امور حسابداری به‌صورت مستمر واگذار شود.
تفاوت اعزام حسابدار و برون‌سپاری حسابداری چیست؟
در اعزام حسابدار، کار با حضور نیروی حسابداری در محل و بر اساس برنامه و وظایف مشخص انجام می‌شود. در برون‌سپاری، بخشی یا تمام فرایند حسابداری به مجموعه بیرونی واگذار و گردش مدارک، مسئولیت‌ها و زمان تحویل گزارش‌ها از ابتدا مشخص می‌شود.
آیا خدمات حسابداری شامل اظهارنامه مالیاتی هم می‌شود؟
نه به‌صورت خودکار. اگر تنظیم یا ارسال اظهارنامه و سایر امور مالیاتی لازم باشد، باید صریحاً در دامنه خدمت قرار گیرد.
اگر حساب‌های دوره‌های قبل نامنظم یا ناقص باشد، می‌توان همکاری را شروع کرد؟
بله، اما ابتدا وضعیت ثبت‌ها، مدارک موجود، دوره‌های معوق و حجم مغایرت‌ها بررسی می‌شود. ممکن است پیش از ادامه امور جاری، بخشی از حساب‌های قبلی نیاز به تکمیل یا اصلاح داشته باشد.
برای دریافت خدمات حسابداری باید نرم‌افزار فعلی را عوض کنیم؟
الزامی نیست. ابتدا نرم‌افزار، ساختار اطلاعات و نیازهای گزارش‌گیری بررسی می‌شود. اگر سیستم موجود برای دامنه کار مناسب باشد، لزوماً نیازی به تغییر آن نیست.
چه گزارش‌هایی دریافت می‌کنیم؟
نوع گزارش به دامنه همکاری بستگی دارد و می‌تواند شامل گردش و مانده حساب‌ها، موارد باز، مغایرت‌ها، محاسبات حقوق، گزارش‌های دوره‌ای یا صورت‌های مالی باشد. نوع و تناوب گزارش پیش از شروع کار مشخص می‌شود.
هزینه و زمان خدمات حسابداری چگونه تعیین می‌شود؟
پس از بررسی نوع فعالیت، حجم اسناد، وضعیت دوره‌های قبل، میزان اصلاحات، نوع گزارش‌ها، نیاز به حضور در محل و نرم‌افزار، دامنه، زمان‌بندی و هزینه مشخص می‌شود. برای شروع از مشاوره اولیه رایگان استفاده کنید.
